العمل داخل الشركات والمؤسسات الإدارية يحتاج العديد من المهام والأعمال التي يتطلبها العمل الإداري، وتتطلب تلك المهام وقت وجهد إضافي، لذلك في الفترة الأخيرة ظهرت عدد من الوثائق التي تسهل تنفيذ تلك المهام دون أي مشاكل، ومن أهم تلك الوثائق هو التفويض الرسمي.
تعريف التفويض
التفويض عبارة عن توكيل بشكل قانوني ورسمي لشخص ما، لتنفيذ عمل معين بدلًا عن شخص آخر، سواء كان هذا العمل إداري أو شخصي أو مالي، فمن خلال ذلك التفويض يسمح للشخص المفوض له أن يؤدي المطلوب من الشخص الذي قام المفوض بإحلال مكانه لأي سبب كان.
وهناك تعريف آخر للتفويض عبارة عن الوسيلة التي بموجبها يمكن للشخص أن ينفذ عمل ما، بدلًا من شخص آخر من خلال الحقوق التي تعطى له، وذلك وفق شروط وقواعد معينة يتفق عليها كلا الطرفين في البداية، وحتى يضمن المفوض إليه حقوقه كاملةً.
أحد أهم أساسيات التفويض أن يكون كلا الطرفين المشاركين في التفويض بينهما تراضي وتفاهم، وقانون يضمن حق الطرفين، وأن يكون عقد التفويض مكتوب بصورة رسمية قانونية.
الشروط الواجبة لكتابة التفويض
يجب أن يقوم الشخص المفوض بتحديد ما يريد تفويضه للشخص المفوض إليه بطريقة رسمية ومباشرة.
من المفترض أن يكون محتوى التفويض مكتوب بطريقة رسمية قانونية.
موضوع التفويض يجب أن يكون مفهومًا وكتابته واضحة ومحددة.
من الأفضل أن يتم تسجيل التفويض بمدة زمنية ابتدائية ونهائية.
طريقة كتابة التفويض لشخص
تفويض شخص ما يجب أن يتم بصورة رسمية، إما بكتابة نص وكلام مناسب للموضوع الخاص بالتفويض أو الاعتماد على نموذج التفويض الرسمي، وهناك خطوات يجب اتباعها لكتابة التفويض لشخص ما وهي عبارة عن:
يلزم تحديد الجهة المفوض لها سواء كانت إحدى شركات القطاع الخاص أو إحدى الجهات الحكومية أو إحدى الجهات القانونية أو لشخص ما.
كذلك لزامًا على الشخص أن يوضح اسم الشخص الذي سيقوم بالتفويض له لتأدية العمل المطلوب منه، ويجب أن يكون الاسم كاملًا، وتحديد جنسية الشخص أمر واجب.
يجب أن يتم إثبات هوية الشخص بإحدى الوثائق الرسمية مثل البطاقة الشخصية أو بطاقة الأحوال المدنية، مع تسجيل العنوان الصحيح للشخص وكذلك رقم الهاتف.
تسجيل موضوع التفويض بصورة كاملة مع مراعاة الإيجاز.
من الأفضل أن يتم تسجيل التفويض بمدة زمنية زمنية معينة يتفق عليها الشخصين.
بعد الانتهاء من تسجيل جميع البيانات المطلوبة، يقوم المفوض بكتابة اسمه ورقم هاتفه والتوقيع الخاص به.
أنواع التفويض
تختلف أنواع التفويض من شخص لشخص ومن جهة لجهة ومنها:
التفويض الرسمي: هو ما يعتمد عليه في الجهات الرسمية والحكومية، وأي جهات تتطلب شروط وقواعد قانونية، ويستخدم كثيرًا في عدد من الأمور الإدارية.
التفويض المشروط: يتم به توفير عدد من الشروط أثناء التفويض، حتى يضمن كلا الطرفين حقوقهما أثناء فترة التفويض وبالأخص الشخص المفوض إليه.
التفويض الجزئي: يستخدم بكثرة في الأعمال الإدارية التي لا تحتاج وقت طويل للتنفيذ مثل الأعمال الإدارية السهلة والبسيطة.
التفويض المباشر: في هذا النوع من التفويض يكون تفويض شخص لشخص ما بطريقة مباشرة، دون الحاجة لكتابة نموذج تفويض خاص، مثل التفويض الذي يحدث في بيئة العمل عندما يطلب من شخص ما تنفيذ مهمة ما.
نموذج لصيغة التفويض
بسم الله الرحمن الرحيم
تحية طيبة
إنه بتاريخ اليوم: …
السيد/ السيدة … المحترم
وفقًا لتلك الوثيقة فإنا نفوض السيد/ السيدة …
موضوع التفويض: …
الرقم القومي للشخص: …
الجنسية: …
رقم المحمول الشخصي: …
عنوان الإقامة: …
مكان العمل: …
وقت التفويض بدايةً من تاريخ ../../…. انتهاءً بتاريخ ../../….
اسم المحترم المفوض: …
توقيع المحترم المفوض: …
هاتف المحترم المفوض: …
تاريخ التفويض: …
مع كامل الاحترام والتقدير.